Annonceur
Optimiser sa collaboration avec une agence événementielle
Introduction :
Je me lance seul dans le projet ou je prends une agence ? Passer par une agence conseil en communication est une plus-value dès lors que le partenariat est optimisé. Il faut savoir tirer parti de la créativité de l'agence, de ses équipes et de son temps mais surtout connaître ses atouts pour créer un véritable rapport « gagnant-gagnant » qui permettra à votre opération d'être un succès.
Cette formation concerne :
Les services et direction marketing, direction des ressources humaines, service de la communication, responsable événementiel et direction générale.
Objectifs :
Piloter et optimiser l’organisation d’un événement
Mener efficacement une compétition d’agences événementielles
Tirer le meilleur parti de la collaboration avec une agence
Gérer un budget événementiel
Dates des formations à venir :
- 25/03/2010 et 26/03/2010
- 17/06/2010 et 18/06/2010
- 06/12/2010 et 07/12/2010
Olivier MOTHES
Diplômé d’une école de commerce, Olivier Mothes a débuté sa carrière à la direction marketing d’un grand laboratoire européen. Il se dédie ensuite à la création culturelle, prenant tour à tour des postes à responsabilité dans différents groupes ou institutions culturelles en région parisienne, pour se consacrer naturellement à la conception événementielle, mariage du marketing et du théâtre. D’abord free-lance, il crée Esprit Public puis devient directeur associé de Barocco qu’il co-dirige depuis 1999.
Programme
J1 - Bien définir le besoin pour un succès stratégique
Module 1 : Evénementiel, de quoi parle-t-on ?
Un mode de communication impactant
Différents types d’événements et au-delà ?
Une action intégrée dans la stratégie de com
Module 2 : Engager le projet en interne
Des objectifs clairs et partagés
Définir les attentes
Valider un budget global
Faire appel à une agence ou l’auto-gérer ?
L’intérêt d’une compétition.
Mener la compétition, première étape du succès
Module 3 : Organiser une compétition d’agences
Les types d’agences.
Les repérer.
Comment ?
Les sélectionner et établir la long-list ?
Un timing juste, une démarche claire et transparente
Module 4 : Un bon brief, c’est quoi ?
Mise en situation de construction d’un brief
Illustration par un cas réel
La trame d’un brief
Module 5 : Evaluer les recommandations des agences
La grille d’évaluation Juger de la créativité dans un esprit critique
Identifier l’équipe dédiée
Organiser ou pas une finale ?
Module 6 : La question du prix
Comprendre et optimiser le budget
Les postes clés
Identifier la rémunération de l’agence
Comment réduire les coûts ?
J2 - Piloter l’événement pour en assurer le succès
Module 7 : Piloter l’événement en interne
Le comité de pilotage et le kifèkoi
Mobiliser les protagonistes internes et externes
Les supports de gestion du pilotage (check-list, rétroplanning,…)
Constituer un fichier d’invités optimal
Coordonner les actions de communication et relations presse
Module 8 : Gérer le budget global de l’événement
De quoi est-il constitué ?
Les coûts périphériques, les réserves
Le suivi budgétaire
Module 9 : Coordonner la collaboration agence
Quelles règles, dans quel état d’esprit ?
L’intérêt d’un contrat Co-organiser la collaboration, répartir les rôles
Optimiser et finaliser les concepts et les contenus
Gérer les mauvaises surprises
L’importance de l’invitation
Intégrer des moyens d’évaluation
Module 10 : Assurer le succès au Jour J
Les répétitions et derniers checks
Les road-books internes et externes
Pilotage et distribution des rôles
Réagir aux imprévus
Module 11 : Partager le bilan
Analyser les premiers indicateurs de l’événement
Un debriefing avec l’agence