Focus

Organiser ses journées portes ouvertes

Introduction :

Pour mes journées « portes ouvertes », combien de visiteurs dois-je espérer ? Comment accueillir mon public ? Que dois-je lui montrer ? Comment mobiliser une équipe en interne et m'assurer que les visiteurs seront bien accueillis et satisfaits de ce qu'ils auront vu ? Une journée porte ouverte, c'est faire de son lieu de travail un espace événementiel. C'est une épreuve de séduction qu'il faut aborder avec le plus de rigueur possible, sachant appliquer quelques règles incontournables et activer trois qualités essentielles : objectivité, diplomatie et créativité. Pour que la réussite de votre événement soit à votre porte...

Cette formation concerne :

Les services de communication, les chargé(e)s de projets et assistant(e)s de direction.

Objectifs :

Se sensibiliser aux méthodologies et process des organisations événementielles
Pouvoir planifier de façon optimale la tenue de journées « portes ouvertes »
Etre capable de prendre en charge l'organisation de journées « portes ouvertes »
Savoir mieux travailler avec les moyens humains internes

Dates des formations à venir :

  • 22/05/2013 et 23/05/2013
  • 18/11/2013 et 19/11/2013
Théorie : 50%
Etude de cas : 50%
Nb jours : 2
Prix : 1680.00€
Intervenant :
Hubert DUPUY

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Hubert DUPUY

Hubert DUPUY

Evoluant dans la communication événementielle depuis 15 ans, Hubert Dupuy a travaillé pour l'annonceur (la Poste) mais aussi dans l'organisation d'événements Grand Public d'envergure pour le Comité d'Organisation des Championnats du monde d'Athlétisme. Il a enfin rejoint différentes agences (Comme Evénement / K-agency et Barocco). Début 2008, il fonde l'Institut de l'événement dont il est le directeur.

Sélectionné par l'UDA
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Programme

J1 - La préparation

Intro : Qui est qui ? Ice breaking
Présentation de l'intervenant, des stagiaires
Programme des 2 j

Module 1 : Des portes ouvertes à qui ?
Ciblage : A qui s'adresse l'opération
Les publics traditionnels et les publics extraordinaires
Se fixer des objectifs de fréquentation

Module 2 : Quel(s) jour(s) et à quelle heure ?
S'inscrire dans un agenda local
Adapter les horaires aux cibles
Concilier impératifs de fonctionnement et objectifs de l'opération

Module 3 : Motiver les ressources internes
Communiquer en interne : quand-comment-pourquoi l'opération Portes Ouvertes ?
S'appuyer sur les compétences des collaborateurs
Savoir déléguer des missions … et les contrôler !
Rédiger la feuille de route de l'opération

Module 4 : Comment créer du faire venir
Quels supports de communication
Choisir une animation
Maîtriser son budget

J2 - Le Jour J

Module 5 : Accueil et sécurité des publics
Une signalétique efficace
Comment calibrer le dispositif d'accueil
Principales règles de sécurité à respecter
Une signalétique efficace
Comment gérer les flux

Module 6 : Le parcours type. Portes ouvertes sur quoi ?
Valoriser son site
Valoriser les hommes et les savoir-faire
Valoriser les produits et/ou les services

Module 7 : Choisir ses éventuels prestataires
Quels critères pour quelles prestations
Privilégier les ressources externes ou les compétences internes
Maîtriser le budget

Module 8 : Optimiser les retombées de l'opération
Les études de satisfaction
Un débriefing constructif
Comment pérenniser les succès