Agence, Freelance
La logistique événementielle
Introduction :
Quelques soient le contexte, la mise en scène, le concept et la qualité des intervenants, la réussite d’un événement s’appuie toujours sur une logistique sans faille. Des transferts organisés, un accueil personnalisé, une restauration ponctuelle et des convives dans les meilleures conditions possibles pour profiter de l’événement. Ce module abordera les process et les étapes indispensables de ce travail de l’ombre et permettra aux stagiaires d’acquérir des méthodologies et des réflexes particulièrement opérationnels.
Cette formation concerne :
Les chargés de mission événementielle, les chargés de production et toutes les personnes ayant à traiter des problématiques de logistique sur des événements
Objectifs :
Identifier et comprendre les enjeux, les contraintes et les spécificités de la logistique.
Coordonner, anticiper et s’approprier les techniques de la logistique
Maîtriser un budget logistique
Dates des formations à venir :
- 27/05/2010 et 28/05/2010
- 14/09/2010 et 15/09/2010
- 22/11/2010 et 23/11/2010
Corinne le BEL
Après une scolarité à l’étranger et une école de Relations Publiques, c’est le hasard qui a fait découvrir la logistique à Corinne le Bel. Depuis bientôt 15 ans, toujours en free-lance, elle a organisé tous types d’événements, de toutes taille, tous publics, en France et à l’étranger. A chaque fois sa volonté est d’optimiser au mieux la logistique pour l’agence, le client et les participants tout en respectant les contraintes.
Programme
J1 - Préparer son événement en phase de conception et de production
Intro : Qui est qui ?
Présentation de l'intervenant et des stagiaires
Programme des 2 jours
Recensement des attentes
Séquence 1 : Trouver un lieu
Quels sont les moyens ?
Séquence 2 : Choisir un lieu et l'optionner
Quels sont les critères ?
Comment faire le bon choix ?
Quels systèmes d'options ?
Séquence 3 : Organiser un repérage
Optimiser le repérage
Anticiper les attentes du client
Séquence 4 : L'édition, la signalétique
Quels supports ?
Quel contenu ?
Elaborer un retroplanning de fabrication
Séquence 5 : la gestion des inscriptions
Rédiger un bulletin d'inscription
Mettre en place un site web d'inscriptions
Délimiter les informations à donner aux participants
Séquence 6 : la restauration
Quelle formule, pour quel événement ?
Choisir son traiteur
Dresser des plans de table
Séquence 7 : le transport et les transferts
Établir un plan de transport et de transferts
Choisir son prestataire
J2
Séquence 8 : Écrire le Roadbook
Quand l'écrire ?
Quels documents y intégrer ?
Pour quoi ? Pour qui ?
Séquence 9 : Booker et Briefer les ressources extérieures
Les hôtesses, les tour Leaders, la sécurité
Comment optimiser son briefing : sous quel forme ? à quel moment ?
Séquence 10 : La vérification des prestations le jour J
Par qui ?
Quand ?
Séquence 11 Comment gérer les imprévus les crises
Comment réagir ?
Que faire ?
Séquence 12 : La post-production
Le bilan
La vérification des factures
Séquence 13 : le debriefing des ressources exterieures
Comment l'optimiser ?
Les remerciements ou critiques
Séquence 14 : Préparer le prochain événement
Profiter des expériences
Capitaliser sur les process


