Production
La logistique événementielle
Introduction :
Quelques soient le contexte, la mise en scène, le concept et la qualité des intervenants, la réussite d’un événement s’appuie toujours sur une logistique sans faille. Des transferts organisés, un accueil personnalisé, une restauration ponctuelle et des convives dans les meilleures conditions possibles pour profiter de l’événement. Ce module abordera les process et les étapes indispensables de ce travail de l’ombre et permettra aux stagiaires d’acquérir des méthodologies et des réflexes particulièrement opérationnels.
Cette formation concerne :
Les chargés de mission événementielle, les chargés de production et toutes les personnes ayant à traiter des problématiques de logistique sur des événements
Objectifs :
Identifier et comprendre les enjeux, les contraintes et les spécificités de la logistique.
Coordonner, anticiper et s’approprier les techniques de la logistique
Maîtriser un budget logistique
Dates des formations à venir :
- 29/03/2012 et 30/03/2012
- 16/07/2012 et 17/07/2012
- 03/12/2012 et 04/12/2012
Corinne le BEL
Après une scolarité à l’étranger et une école de Relations Publiques, c’est le hasard qui a fait découvrir la logistique à Corinne le Bel. Depuis bientôt 15 ans, toujours en free-lance, elle a organisé tous types d’événements, de toutes taille, tous publics, en France et à l’étranger. A chaque fois sa volonté est d’optimiser au mieux la logistique pour l’agence, le client et les participants tout en respectant les contraintes.
Programme
J1 - PREPARER SON EVENEMENT EN PHASE DE CONCEPTION
Intro : Qui est qui ?
- Présentation de l’intervenant et des stagiaires
- Programme des 2 jours
- Recensement des attentes
Séquence 1 – trouver un lieu
- quels sont les moyens ?
Séquence 2 – Choisir un lieu et l’optionner
- quels sont les critères ?
- comment faire le bon choix ?
- quels systèmes d’options ?
Séquence 3 – Organiser un repérage
- optimiser le repérage
- anticiper les attentes du client
En phase de production
Séquence 4 : l’édition, la signalétique
- quels supports ?
- quel contenu ?
- élaborer un retroplanning de fabrication
Séquence 5 : la gestion des inscriptions
- Rédiger un bulletin d’inscription
- Mettre en place un site web d’inscriptions
- Délimiter les informations à donner aux participants
Séquence 6 : la restauration
- Quelle formule, pour quel événement ?
- Choisir son traiteur
- Dresser des plans de table
Séquence 7 : le transport et les transferts
- Établir un plan de transport et de transferts
- Choisir son prestataire
J2 - LA LOGISTIQUE PENDANT ET APRES L’EVENEMENT
Pendant l'événement
Séquence 9 – Écrire le Roadbook
- Quand l'écrire ?
- Quels documents y intégrer ?
- Pour quoi ? Pour qui ?
Séquence 10 – Booker et Briefer les ressources extérieures
- Les hôtesses, les tour Leaders, la sécurité
- Comment optimiser son briefing : sous quel forme ? à quel moment ?
Séquence 11 – La vérification des prestations le jour J
- Par qui ?
- Quand ?
Séquence 12 – Comment gérer les imprévus / les crises
- Comment réagir ?
- Que faire ?
Après l'événement
Séquence 13 – La post-production
- Le bilan
- La vérification des factures
Séquence 14 – le debriefing des ressources exterieures
- Comment l'optimiser ?
- Les remerciements ou critiques
Séquence 15 – préparer le prochain événement
- Profiter des expériences
- Capitaliser sur les process


